まず、会社の概要について教えて下さい。

　当社は1936年に創業した、日本で一番歴史のある車いすメーカーです。当社の主力であるオーダーメイド車いすは、肢体不自由等の障害がある方を対象としており、設計から製造と販売、そしてメンテナンスまで全て自社で行っています。他には高齢者に向けた、介護保険法に基づく福祉用具のレンタル等も手掛けています。現在の社員数は31人で、その内17人が営業担当です。

　オーダーメイド車いすは一定の需要はあるものの、購入される方の数はそれほど多くはなく、大手メーカーが1社もないニッチな市場といえます。とはいえ、競合先は全国で約140社はあり、八王子市内にも8社ほどあります。その中でも当社のオーダーメイド車いすは首都圏で高いシェアを誇っています。一方、福祉用具のレンタル事業については、大手メーカーも多数参入するなど非常に競争が激しく、また高齢化によって需要も高まっています。

株式会社ケイアイ　代表取締役　北島伸高氏

テレワーク導入の経緯について教えて下さい。

　オーダーメイド車いす部門では、現在は南関東1都3県と山梨県を営業エリアとしています。これは市場の規模が小さいため、利益を上げるにはエリアを広く持つ必要があったことから、拡大を続けてきた結果です。また、当社では注文を受けると採寸や調整のために、直接お客様の元へお伺いしています。そこで問題となったのが膨大な移動時間です。お客様が遠方の場合、移動だけで午前中が終わってしまうといったこともあります。

　そのような理由から、当社ではオーダーメイド担当者に20年以上前から直行直帰を承認していました。しかし、労務管理上社員の行動が把握できないという課題があったほか、事務作業を行うために一旦は会社に戻らなければならないといったことも多くありました。そこで、それらの課題を解決するため、2017年に本格的なテレワークの導入を決めました。東京しごと財団のテレワーク活用のための助成金を使うことで、導入費用が半分になることが決め手となりました。営業社員全員分のモバイルパソコンとプリンター、iPadを用意し、Wi-Fiを使って移動車内や顧客先、自宅などの社外で仕事ができるシステムを構築しました。

　このような経緯から当社ではテレワークを導入しましたが、新型コロナウイルスによってテレワークを活用した働き方が推奨される時代になりました。導入当時は、会社に出勤しないのは連続で3日間までとルールを作っていましたが、現在ではむしろ会社に来ないように言っているなど、当社のテレワーク化はより進んでいます。

社員の反応とテレワークの効果についてはいかがでしたか？

　テレワークを導入すると、社員は大喜びでした。今まで会社で行っていた見積書や提案書の作成と出力が社外で可能となり、スピード感のある対応が実現されました。それによりお客様の満足度が向上し、売上にも反映されました。業務効率が上がり、お客様の元へ訪問できる回数が増えたことや営業エリアをこれまでよりも広げられたことによって、売上は導入前と比べると約1.5倍の増加となりました。また社員の労働環境についても、時間外労働や休日出勤が減少するなど改善が見られました。

　当社の取組みは同業他社と比べてかなり進んでおり、その労働環境の良さは業界内でも話題となっています。その影響により他社から入社を希望する人も出てきています。会社を変えても同じ業界で働く意思を持つ人材は貴重で、会社の発展に好影響をもたらしています。また、元からいる社員にとっても、自社の環境の良さを再認識することによって会社への帰属意識が高まっています。

テレワークの活用方法について教えてください。

　テレワークを導入してからこれまで試行錯誤を重ねてきましたが、現在では様々なアプリを使って業務を行っています。出退勤管理は「Touch On Time」というアプリを使い、スマートフォンで入力します。直行直帰をする際の移動時間は勤務時間に含まれないので、朝はお客様の元に着いたら勤怠を入力し、帰りは帰路に着く前に退勤します。その際GPSを使い、入力した場所を確認できるようにしています。行動全てを管理するのはする側もされる側もお互いに大変なので、ちょうどいい具合を探してこのような形になりました。スケジュール管理には「LINE WORKS」というアプリを使っています。直行直帰や在宅勤務の予定を入力し全社員で共有しています。他には「Good Notes」というiPad用のアプリも使っています。このアプリは有料ですが、若手の社員数名に試しに使ってもらうと、とても便利だったので導入を決めました。当社では、これに限らず新しいアプリやシステムはまず若手の社員何人かに試してもらうようにしています。そのような部分における若い人の感覚はやはり自分とは違いますし、頼りにしています。また、全社員が参加する会議は、これまで八王子市のいちょうホールを借りて行っていましたが、現在では「Zoom」を使って自宅や遠方からリモートで会議を行うようにしました。

　私は、社員にはきちんと仕事をこなしていれば自分でコントロールして休むことも早く帰ることも構わないと言っています。ですが、遅い時間でも顧客から修理の依頼があればすぐに向かうしかありません。車いすは顧客にとっては生活に欠かせないものなので、先延ばしにすることはできないからです。そのような時は、その分翌日の出勤時間を遅くするなど、その辺りの調整は本人に任せています。

　また、営業社員がテレワークをするにあたり、内勤者との兼ね合いには非常に気を配ってきました。当社には営業日報はありませんが、在宅勤務をした社員は翌日までに日報を提出するというルールがあります。これは内勤者への配慮としての意味合いが強いので、負担にならないように簡単に作成できるようにしてあります。また、お客様の元から直帰する場合は、必ず会社に連絡を入れることになっています。これも配慮の一つです。これらは一見些細なことかもしれませんが、一つ一つを形にして徹底させることが大切です。事務や製造部門の社員の中には、在宅勤務をしたくてもできない人もいます。実際には在宅勤務ならではの苦労もあると思いますが、それは経験しないとわからないことです。営業と内勤者の間にはそれぞれ比較できない違った種類の負担がありますが、互いが相手の仕事に理解を示し思いやりを持って歩み寄ることで、両者の隙間を埋めていきたいと思っています。

当社のオーダーメイド車いす製作事例

今後テレワークを導入する企業に向けてアドバイスをお願いします。

　まずは、業務にアプリやiPad等のタブレット端末を取り入れることを経営者が受け入れる必要があります。実は私はシステム関係には疎く、あまり詳しくありません。そのため、当初iPadの導入に対しても本当に効果があるのか分からず、半信半疑でした。それでも導入を決めたのは、助成金の存在があったからです。アプリを使うことについても、同様の思いがありましたが、若手の社員に試しに使ってもらうことでその効果や利便性を実感し、導入を決意することができました。

　また、社員間のコミュニケーションの課題もあります。現在コロナ禍でテレワークが推進されていますが、当社でもテレワークがより一層進んだ結果、今では社員同士が2週間程顔を合わせないことも当たり前になりつつあります。対面でのコミュニケーションはその分少なくなりますが、それも新しい働き方として受け入れた上で対面に代わるコミュニケーションをどう構築していくか、ということも考えていく必要があります。連絡や報告の頻度や方法についても、それぞれの会社に合ったやり方を見つけることが重要です。当社では、利益を上げるためには業務の効率化は避けては通れない道であり、テレワーク導入もその延長線上にあると考えられ、いわばやむを得ないものでした。それを経営者である私自身が社員に伝え、目的の合意を行うことで全社一体となってテレワークに取組むことができたと思います。　　導入にあたり様々なハードルはありますが、思い切ってやってみると意外といいものかもしれないですよ。

（インタビュー日時： 2021年3月16日）